Egy vállalkozás elindítása és működtetése rengeteg döntéssel jár, ezek közül az egyik legfontosabb a megfelelő könyvelő kiválasztása. Egy jó könyvelő nem csupán a múltbeli tranzakciókat rögzíti, hanem segít eligazodni az adózási szabályok között, figyel a határidőkre, és támogatja a vállalkozás pénzügyi stabilitását.

A rosszul megválasztott könyvelő viszont komoly kockázatot jelenthet: bírságok, hibás bevallások, kihagyott lehetőségek formájában. Éppen ezért érdemes körültekintően dönteni.

Ebben a cikkben bemutatunk 7 kulcsszempontot, amit érdemes mérlegelni, ha megbízható könyvelőt keres, legyen szó egyéni vállalkozásról, katás működésről vagy céges formáról.

1. Nézze meg, milyen tapasztalattal rendelkezik a könyvelő

A szakmai tapasztalat kulcsfontosságú. Egy kezdő könyvelő lehet lelkes és precíz, de a tapasztalat segít abban, hogy rutinszerűen kezelje a váratlan helyzeteket, és gyorsan reagáljon egy-egy jogszabályváltozásra.

Iparági ismeret

Fontos, hogy a könyvelő ismerje az Ön tevékenységi köréhez tartozó sajátosságokat. Egy mozgó vendéglátó egység könyvelése más jellegű adminisztrációt igényel, mint egy informatikai tanácsadó cégé. Minél közelebb van a könyvelő a szakterülethez, annál gördülékenyebb az együttműködés.

Referenciák és ajánlások

Ne féljen referenciát kérni. Egy korrekt könyvelő szívesen megosztja, hogy milyen típusú ügyfelekkel dolgozik, és milyen tapasztalatokkal rendelkezik. Érdemes rákérdezni arra is, hogy mennyi ideje van a szakmában, és milyen típusú vállalkozásokkal foglalkozik leggyakrabban.

2. Legyen naprakész a jogszabályokban

A magyar adórendszer gyakran változik, új rendeletek, adózási lehetőségek és kötelezettségek jelennek meg évente, sőt akár havonta.

Követi-e a változásokat?

Egy jó könyvelő rendszeresen részt vesz továbbképzéseken, szakmai fórumokon, és naprakészen követi az adózási, munkaügyi és vállalkozásokat érintő jogszabályi változásokat. Ez segít abban, hogy Ön mindig a legjobb döntéseket hozhassa meg.

Segít eligazodni az újdonságokban

A megbízható könyvelő nemcsak követi a változásokat, hanem el is magyarázza őket. Fontos, hogy a vállalkozó értse, miért változik a fizetendő adó, és hogyan lehet adott esetben optimalizálni a működést.

3. Kommunikáljanak rendszeresen és érthetően

A könyvelő-vállalkozó kapcsolat nem lehet egyirányú. A jó könyvelő figyel, kérdez, tájékoztat, és érthetően beszél.

Közérthetőség = bizalom

Ha úgy érzi, hogy egy kérdésére csak bonyolult szakkifejezésekkel válaszolnak, az nem jó jel. Egy felkészült könyvelő képes egyszerűen és közérthetően kommunikálni, így Ön pontosan tudja, mire számíthat.

Elérhetőség

Fontos, hogy a könyvelő ne tűnjön el hetekre, és ne csak a bevallások leadásakor keresse Önt. Legyen elérhető e-mailen, telefonon, vagy ha szükséges, személyesen is. A jó kommunikáció alapfeltétele a biztonságos együttműködésnek.

4. Segít a vállalkozásindításban és tanácsot is ad

Egy jó könyvelő nemcsak az adminisztrációban segít, hanem partner a stratégiai döntések meghozatalában is, különösen vállalkozásindításnál.

Induláskor még fontosabb a támogatás 

Sok kezdő vállalkozó nem tudja, milyen adózási forma lenne a legkedvezőbb számára. A könyvelő segíthet mérlegelni a lehetőségeket (pl. KATA, átalányadó, társasági adó), és segít a megfelelő döntés meghozatalában.

Hosszú távú szemlélet

Az ideális könyvelő figyel a vállalkozása növekedésére, és javaslatokat tesz arra, hogyan lehet hatékonyabban működni, adózni, vagy akár átszervezni a cég működését, ha eljött az ideje.

5. Elérhető online – gyors, digitális, hatékony

A modern vállalkozók életében az idő és a rugalmasság kulcsfontosságú. Egy megbízható könyvelő ma már biztosítja az online kapcsolattartást is.

Digitális dokumentumküldés

Egyre több könyvelőiroda használ saját online ügyfélfelületet, ahol dokumentumokat lehet feltölteni, visszakeresni, és követni a teendőket. Ez különösen hasznos, ha nem szeretne minden hónapban személyesen megjelenni az irodában.

Papírmentes működés

A digitális könyvelés csökkenti a hibalehetőségeket, gyorsítja a munkát, és kényelmesebb mindkét fél számára. Ellenőrizze, hogy a választott könyvelő kínál-e ilyen szolgáltatást.

6. Ne csak az ár alapján döntsön!

Bár a könyvelési díj is szempont, ne ez legyen az első. A túl alacsony ár gyanús lehet, gyakran túlterhelt, felületes munkát takar.

A minőség hosszú távon megtérül

Egy hibás bevallás, egy elfelejtett határidő, vagy egy elmulasztott lehetőség sokkal többe kerülhet, mint az a pár ezer forint, amit havonta „megtakarít” egy olcsó könyvelőn. Gondoljon erre befektetésként, nem kiadásként.

Kérjen tételes ajánlatot

A korrekt könyvelő világosan elmondja, mit tartalmaz az ajánlata, mi számít külön szolgáltatásnak, és hogyan történik az együttműködés.

7. Stabil háttér, helyettesíthetőség, biztonság

Mi történik, ha a könyvelő szabadságon van vagy megbetegszik? Van, aki átveszi a munkáját? Működik határidőfigyelés? Kap értesítést a fontos teendőkről?

Könyvelőiroda vs. egyéni könyvelő

Egy könyvelőiroda előnye, hogy több ember dolgozik egy rendszeren belül, így mindig van helyettesítés, nem maradnak el bevallások, és a munka folytonossága biztosított.

Automatizált rendszerek

Egy korszerű iroda figyel a határidőkre, és automatikus értesítést küld, ha teendő van, így Ön biztos lehet benne, hogy semmi nem marad ki.

Összegzés: Ne csak könyvelőt válasszon, partnert is!

A könyvelő nemcsak a számlák rögzítéséért felel, egy jól megválasztott szakember stratégiai támogatást nyújt, segít a döntésekben, és biztonságot ad a mindennapokban.

Ha hosszú távon gondolkodik, érdemes körültekintően dönteni. Kérdezzen bátran, kérjen ajánlatot, és hallgasson az ösztöneire is.

+1 Tipp: Bízza szakértőre!

Ha olyan könyvelőt keres, aki érthetően kommunikál, követi a jogszabályokat, és segít átláthatóan működtetni a vállalkozását – keresse bizalommal az Adótitkok csapatát!