Sok vállalkozó csak év végén vagy egy váratlan probléma esetén beszél a könyvelőjével, pedig a rendszeres, havi egyeztetés kulcsfontosságú a pénzügyi biztonság és a tudatos döntéshozatal szempontjából. A megfelelő kérdések a könyvelőhöz segítenek abban, hogy a vállalkozó ne utólag szembesüljön a problémákkal, hanem időben reagálhasson a változásokra.

A könyvelés vállalkozóknak nem csupán adminisztráció, hanem információforrás is. Ha a vállalkozó tudja, mit kérdezzen, pontosabb képet kap a bevételekről, a kiadásokról, az adókról és a pénzügyi kockázatokról. Ez különösen fontos egy kis- vagy középvállalkozás esetében, ahol egy-egy rossz döntés komoly hatással lehet a működésre.

Ebben a cikkben összegyűjtöttük azokat a havi szinten feltehető kérdéseket, amelyek segítenek átláthatóbbá tenni a vállalkozói pénzügyeket, és erősebb együttműködést kialakítani a könyvelővel.

 

Miért fontos a havi könyvelői egyeztetés?

A havi könyvelői egyeztetés lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozó ne csak visszamenőleg értékelje a számokat, hanem előre is tudatosan tervezzen. A rendszeres kapcsolattartás segít abban, hogy a pénzügyi helyzet mindig naprakész legyen, és ne csak év végén derüljenek ki problémák vagy eltérések. Egy jól felépített havi egyeztetés során a könyvelő nemcsak adatokat közöl, hanem segít értelmezni azokat, így a vállalkozó pontosabban látja, mire számíthat a következő hónapokban.

Mit nyer a vállalkozó a rendszeres kapcsolattartással?

A folyamatos kommunikáció számos előnnyel jár:

• időben felismerhető pénzügyi problémák, így még kezelhető állapotban megoldhatók,
• kiszámíthatóbb adófizetés, kevesebb váratlan teherrel,
• kevesebb meglepetés év végén, átláthatóbb zárással,
• tudatosabb üzleti döntések, amelyek valós pénzügyi adatokon alapulnak.

A havi könyvelői egyeztetés tehát nem extra teher, hanem a stabil és kiszámítható vállalkozói működés egyik alapja.

 

Pénzügyi helyzetre vonatkozó kérdések

A havi könyvelői egyeztetés egyik legfontosabb eleme a vállalkozás aktuális pénzügyi helyzetének áttekintése. Ezek a kérdések segítenek abban, hogy a cégvezető pontos képet kapjon arról, hol tart most a vállalkozás, és mire számíthat a következő hetekben. A pénzügyi adatok rendszeres átbeszélése megalapozza a tudatos döntéshozatalt, és csökkenti a váratlan pénzügyi meglepetések esélyét.

Hogyan áll most a vállalkozás pénzügyileg?

Ez az egyik legfontosabb kérdés, amelyre a könyvelőnek minden hónapban egyértelmű választ kell adnia. Ide tartozik:

• mekkora volt a bevétel és a kiadás az adott hónapban,
• pozitív vagy negatív a cash flow, vagyis több pénz érkezett-e be, mint amennyi kiment,
• van-e olyan tendencia, például csökkenő bevétel vagy növekvő költség, amelyre a közeljövőben figyelni kell.

Ezek az információk segítenek felismerni az irányokat, nem csak az aktuális számokat.

Van-e likviditási kockázat a közeljövőben?

A likviditás kérdése minden vállalkozás számára kulcsfontosságú. Érdemes rákérdezni arra, hogy:

• elég-e a rendelkezésre álló pénz a következő hónap működéséhez,
• várható-e nagyobb kiadás vagy adófizetés, amely átmeneti pénzhiányt okozhat.

Ha ezek a kérdések időben felmerülnek, a vállalkozó még a problémák kialakulása előtt tud intézkedni, például kiadások átcsoportosításával vagy bevételek előrehozásával.

 

Adózással kapcsolatos kérdések

Az adózás a vállalkozók egyik legnagyobb bizonytalansági forrása, pedig megfelelő tájékoztatással és előrelátással jól tervezhetővé válik. A havi könyvelői egyeztetés során érdemes külön figyelmet szentelni az adózással kapcsolatos kérdéseknek, hiszen ezek közvetlen hatással vannak a vállalkozás likviditására és pénzügyi biztonságára.

Mennyi adót kell befizetni, és mikor?

A legfontosabb kérdés minden hónapban, hogy pontosan milyen kötelezettségek várhatók a közeljövőben. Érdemes rákérdezni:

• pontosan milyen adók esedékesek, és milyen jogcímen,
• mikor kell azokat befizetni, illetve bevallani,
• van-e lehetőség az adóterhek ütemezésére, hogy a befizetések ne egyszerre terheljék meg a vállalkozás pénzügyeit.

A kiszámítható adófizetés csökkenti a stresszt és segít elkerülni a likviditási problémákat.

Van-e olyan adózási lehetőség, amit nem használunk ki?

Az adózási szabályok folyamatosan változnak, ezért fontos, hogy a vállalkozás ne maradjon le az elérhető kedvezményekről.

A havi egyeztetés során érdemes megkérdezni:

• léteznek-e kedvezmények vagy optimalizálási lehetőségek, amelyek csökkenthetik az adóterheket,
• érdemes-e változtatni az adózási formán, ha a vállalkozás mérete, bevétele vagy tevékenysége időközben megváltozott.

Egy jó könyvelő nemcsak követi a jogszabályokat, hanem időben jelzi, ha egy módosítás pénzügyi előnyt jelenthet a vállalkozás számára.

 

Költségek és hatékonyság áttekintése

A havi könyvelői egyeztetés kiváló alkalom arra is, hogy a vállalkozó átfogó képet kapjon a költségek alakulásáról és a működés hatékonyságáról. A költségek rendszeres elemzése segít felismerni az indokolatlan kiadásokat, valamint azokat a területeket, ahol egyszerű változtatásokkal is jelentős megtakarítás érhető el.

Mely költségek növekedtek, és miért?

Érdemes havonta áttekinteni, hogy mely költségtípusok emelkedtek az előző időszakhoz képest, és mi áll a növekedés hátterében.

• Indokolt volt-e a költségnövekedés, például fejlesztés vagy bővülés miatt?
• Egyszeri vagy rendszeres kiadásról van szó?
• Hol lehetne csökkenteni vagy racionalizálni a költségeket anélkül, hogy az a működés rovására menne?

Ezek a kérdések segítenek abban, hogy a vállalkozás ne csak növekedjen, hanem hatékonyan is működjön.

Minden elszámolt költség szabályos?

A költségek kapcsán nemcsak az összeg, hanem a szabályosság is kiemelten fontos. A havi egyeztetés során érdemes rákérdezni arra, hogy:

• van-e olyan kiadás, ami kockázatot jelenthet egy esetleges ellenőrzés során,
• megfelelően dokumentált-e minden költség,
• szükséges-e jobb vagy részletesebb dokumentáció bizonyos tételeknél.

A szabályos költségelszámolás nemcsak jogszabályi megfelelést jelent, hanem nyugodt vállalkozói működést is.

 

Könyvelési és adminisztrációs kérdések

A pénzügyi biztonság nemcsak a számokon múlik, hanem azon is, hogy a könyvelési és adminisztrációs feladatok pontosan, határidőre elkészüljenek. A havi könyvelői egyeztetés során ezeknek a kérdéseknek a tisztázása segít elkerülni a kellemetlen meglepetéseket, késedelmeket és felesleges büntetéseket.

Minden bizonylat és adat rendben van?

Ez az egyik legegyszerűbb, mégis legfontosabb kérdés, amelyet havonta érdemes feltenni a könyvelőnek. Ennek keretében tisztázható:

• hiányzik-e bármi a könyveléshez, például számla, szerződés vagy bizonylat,
• vannak-e elmaradások, amelyeket még pótolni kell,
• megfelelő minőségűek és formátumúak-e az átadott dokumentumok.

A hiánytalan könyvelési anyag biztosítja, hogy a bevallások pontosan és időben készüljenek el.

Van-e teendőm a következő hónapban?

A havi egyeztetés végén mindig érdemes rákérdezni az előttünk álló feladatokra, hogy ne csússzanak meg a határidők.

Ide tartozik:

• fontos határidők, amelyeket nem szabad elmulasztani,
• szükséges adatszolgáltatások vagy nyilatkozatok,
• bevallások, amelyeket a következő időszakban kell benyújtani vagy előkészíteni.

Ha ezek a teendők előre tisztázottak, a vállalkozó magabiztosabban és kevesebb stresszel tudja irányítani a mindennapi működést.

 

Összefoglalás – A jó kérdések pénzt és nyugalmat hoznak

A megfelelő kérdések feltevése nem kellemetlen, hanem a tudatos vállalkozói működés egyik legfontosabb eleme. A havi könyvelői egyeztetés lehetőséget ad arra, hogy a vállalkozó ne sodródjon a pénzügyi eseményekkel, hanem aktívan irányítsa azokat. Ha rendszeresen rákérdez a bevételek, költségek, adók és kockázatok alakulására, sokkal kiszámíthatóbbá válik a vállalkozás működése.

Egy jó könyvelő ebben nemcsak válaszol a feltett kérdésekre, hanem segít megérteni az összefüggéseket is. Felhívja a figyelmet az eltérésekre, előre jelzi a várható terheket, és támogatja a vállalkozót a megalapozott döntések meghozatalában. Ez a fajta együttműködés nemcsak pénzt takaríthat meg, hanem jelentősen csökkenti a bizonytalanságot és a stresszt is.

Tudja, mit kellene kérdeznie a könyvelőjétől?

Ha szeretné átláthatóbbá tenni a pénzügyeit, és valódi támogatást kapni a döntéseihez, kérjen ingyenes konzultációt az Adótitkok Könyvelő Irodától. Segítünk megtalálni a megfelelő kérdéseket, és a jó válaszokat is, hogy a vállalkozása ne csak működjön, hanem tudatosan fejlődjön.